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Kurzanleitung: Workflow-Tool

So nutzt du das Workflow-Tool in wenigen Minuten.

Von der Übersicht bis zur erledigten Aufgabe – hier die wichtigsten Schritte und Begriffe.

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist ein digitaler Vorgang mit mehreren Schritten: z. B. Genehmigung, Prüfung, Ausführung oder reine Information. Pro Schritt sind eine oder mehrere Personen zuständig.

Jeder Workflow hat einen Titel, optional eine Beschreibung, eine Priorität (niedrig bis dringend) und eine feste Reihenfolge der Aufgaben. Optional kannst du eine Frist setzen – danach wird der Vorgang automatisch abgeschlossen, wenn er noch offen ist.

Wer macht was? (Rollen)

Initiator

Du startest den Vorgang und behältst den Überblick. Du kannst je nach Berechtigung den Verlauf anpassen (ausstehende Schritte sortieren, bearbeiten oder ergänzen), Benutzer zu Aufgaben hinzufügen, CC-Empfänger pflegen, die Beschreibung nachträglich bearbeiten und bestimmte Sonderaktionen nutzen (z. B. Überspringen). Beim Anlegen kannst du optional eine Frist setzen (siehe Abschnitt „Frist“).

Zugewiesene Bearbeiter

Du siehst deine Aufgabe, sobald sie aktiv ist. Du kannst zustimmen, ablehnen, Rückfragen stellen, antworten oder die Aufgabe an jemand anderen delegieren. Beim Delegieren bleibt deine ursprüngliche Zeile als „Delegiert“ in der Tabelle erhalten – darunter erscheint eine neue Zeile mit der gewählten Person als neue Bearbeiterin oder neuer Bearbeiter.

CC (nur Lesen)

Bist du als CC gesetzt, kannst du den Workflow und passende Anhänge einsehen, bearbeitest aber keine Aufgaben. Ideal für Transparenz oder Archivierung.

Vertretungen

Wer wen im System vertritt, pflegt ein Administrator (Zuordnung in der WordPress-Verwaltung). Bist du für jemanden als Vertretung eingetragen, hast du dieselben Rechte wie die vertretene Person – auch alle Initiator-Funktionen: Verlauf anpassen, CC bearbeiten, Aufgaben überspringen, Benutzer zu Aufgaben hinzufügen, Entwürfe starten oder löschen.

Beispiel: Du vertrittst das Funktionskonto „Ortsbrandmeister“: Dann kannst du dessen Workflows vollständig steuern – Aufgaben erledigen, delegieren, überspringen, CC pflegen und den Verlauf anpassen.

Typischer Ablauf

In der Regel läuft ein Workflow so ab:

1 Lege an oder starte aus einer Vorlage – Schritte und Personen festlegen.

▶

2 Erste Aufgabe wird aktiv; Bearbeiter erledigen oder delegieren.

▶

3 Nächste Schritte folgen; Dateien ggf. öffentlich oder privat.

▶

4 Alle Aufgaben erledigt → Workflow abgeschlossen (oft mit E-Mail und PDF).

Frist (optional)

Mit einer Frist legst du fest, bis wann ein Workflow spätestens erledigt sein soll. Das Feld „Frist (optional)“ findest du beim Anlegen eines Workflows im Formular – in derselben Zeile wie Priorität und Initiator.

Die Frist ist freiwillig. Ohne Eintrag läuft der Workflow normal, bis alle Aufgaben erledigt sind.
Datum und Uhrzeit kannst du beim Erstellen oder in einem Entwurf festlegen (auch beim Laden einer Vorlage und anschließendem Anpassen).
Beim Start muss die Frist in der Zukunft liegen – ein Datum oder eine Uhrzeit in der Vergangenheit ist nicht erlaubt.
Ist eine Frist gesetzt, erscheint sie auf der Detailseite in den Metadaten unter dem Titel.
Läuft die Frist ab, während der Workflow noch „Neu“ oder „In Bearbeitung“ ist, wird er automatisch abgeschlossen.
Offene Aufgaben erhalten dann das Ergebnis „Frist abgelaufen“ mit dem Kommentar „Automatisch nach Fristablauf abgeschlossen.“
Alle Beteiligten erhalten eine Abschluss-E-Mail – mit Hinweis, dass der Vorgang wegen Fristablauf beendet wurde (inkl. PDF-Dokumentation).

Symbole auf der Detailseite

In der Aufgabentabelle findest du typischerweise diese Aktionen (wenn du dazu berechtigt bist):

Plus (+): weitere Bearbeiter zu einer bestehenden Aufgabe hinzufügen (nur Initiator bzw. Vertretung).
Genehmigen / Zustimmen
Ablehnen
Rückfrage an eine andere beteiligte Person
Aufgabe delegieren (an einen anderen Benutzer). Die ursprüngliche Zeile bleibt mit dem Status „Delegiert“ in der Aufgabentabelle erhalten – darunter erscheint eine neue, aktive Zeile mit der gewählten Person als Bearbeiter. So bleibt nachvollziehbar, wer die Aufgabe ursprünglich hatte.
Erläuterung anzeigen oder ergänzen (zusätzliche Hinweise zur Aufgabe).
Überspringen (nur Initiator, je nach Kontext). Vor dem Klick kannst du im Kommentarfeld der Zeile einen Grund eintragen – dieser wird zusammen mit dem Übersprungen-Status dauerhaft in der Aufgabentabelle dokumentiert.
Bei einer Rückfrage-Zeile: Gib eine Antwort ein oder delegiere die Antwort an jemand anderen. Auch beim Delegieren einer Antwort bleibt die Zeile als „Antwort“ erhalten – die delegierte Person kann direkt antworten.

Symbole oben rechts (Header)

Über dem Workflow-Titel zeigt eine kleine Leiste zusätzliche Informationen und Aktionen:

Graues Auge mit Zahl: zeigt, wie viele andere Beteiligte den Workflow bereits geöffnet haben (du selbst zählst nicht mit). Beim Überfahren mit der Maus erscheint eine Liste mit Namen und dem Datum des letzten Aufrufs der jeweiligen Person.
Info-Symbol (ℹ️): öffnet eine kompakte Übersicht aller Symbole und Funktionen auf der Detailseite – Aufgabenaktionen, Initiator-Funktionen, Dateien und Leiste oben.
PDF-Export (nur bei abgeschlossenen Workflows): erstellt eine PDF-Dokumentation des kompletten Verlaufs zum Download.
In den Metadaten unter dem Titel: CC-Empfänger mit nur Leserecht pflegen. Neue oder entfernte CC erhalten eine Benachrichtigung.
Frist: Wurde beim Anlegen eine Frist gesetzt, erscheint sie in den Metadaten (Datum und Uhrzeit). Nach Ablauf schließt das System den Workflow automatisch ab – siehe Abschnitt „Frist (optional)“.

Initiator auf der Detailseite

Als Initiator (oder Vertretung) stehen dir zusätzlich diese Bereiche zur Verfügung:

Neben der Überschrift „Aufgaben“, solange der Workflow neu oder in Bearbeitung ist: ausstehende Schritte ändern, per Drag & Drop sortieren oder neue Zeilen hinzufügen. Bereits begonnene oder erledigte Aufgaben sind gesperrt und werden im Dialog als „Nicht bearbeitbar“ angezeigt. Nach dem Speichern erhalten alle Beteiligten eine E-Mail.
Bei einem Entwurf auf der Detailseite: startet den Vorgang endgültig und aktiviert die erste Aufgabe.

Workflow anlegen (Formular)

Auf der Seite zum Erstellen eines Workflows (Shortcode-Formular) legst du den Vorgang Schritt für Schritt fest:

Vorlage laden: vorgefüllte Schritte und Beschreibung übernehmen, dann anpassen.
Titel, Priorität, Beschreibung und optional CC (nur Lesen) eintragen.
Optional eine Frist setzen (Datum und Uhrzeit) – siehe Abschnitt „Frist (optional)“.
Aufgabenliste: pro Zeile Schritt-Typ und Bearbeiter; mit 💬 Erläuterung, mit + weitere Zeilen, mit 🗑️ Zeilen löschen. Reihenfolge per Drag & Drop ändern.
Dateien per Drag & Drop oder „durchsuchen“ hochladen.
Unten: „Workflow starten“, „Entwurf speichern“ oder „Als Vorlage speichern“ – je nach Kontext.

Der Button „Anleitung“ oben im Formular öffnet dieselbe Hilfe wie auf der Übersicht.

Diese Seite: Workflow-Übersicht

Hier erscheinen alle Workflows, an denen du beteiligt bist – als Initiator, Bearbeiter oder CC.

Suchfeld: Filter nach Workflow-Namen.
Spaltenköpfe: Sortierung per Klick.
Auge: öffnet die Detailseite des Workflows.
Papierkorb: nur für den Initiator bei nicht abgeschlossenen Workflows – endgültiges Löschen.
Fortschrittsbalken: Anteil erledigter Aufgaben.

Entwürfe, Vorlagen und Dateien

Entwürfe kannst du speichern und später starten, ohne dass andere sofort benachrichtigt werden. Vorlagen dienen als Blaupause für wiederkehrende Abläufe.

Anhänge kannst du als öffentlich (für alle Beteiligten sichtbar) oder privat kennzeichnen – private Dateien siehst du typischerweise als Initiator, Datei-Eigentümer oder CC.

Auf der Detailseite können nach dem Start weitere Dateien hochgeladen werden; eigene Uploads lassen sich löschen, solange der Workflow nicht abgeschlossen ist. In der Dateiliste kann die Sichtbarkeit per Klick umgeschaltet werden.

E-Mail-Benachrichtigungen

Du kannst unter anderem E-Mails erhalten bei:

neu gestartetem Workflow (Beteiligte und CC)
aktiver Aufgabe, neuer Aufgabe oder hinzugefügtem Bearbeiter
Delegierung an dich
Rückfragen und Antworten darauf
nachträglicher CC-Zuweisung oder -Entfernung
geändertem Verlauf (wenn der Initiator „Verlauf anpassen“ speichert)
automatischem Abschluss nach Fristablauf (alle Beteiligten, mit PDF)
übersprungenen Aufgaben (mit optionalem Kommentar des Initiators)
Workflow-Abschluss (häufig mit PDF-Dokumentation)
optional: wöchentlicher Übersicht offener Aufgaben (wenn aktiviert)

In manchen E-Mail-Programmen (z. B. Outlook im Browser) können farbige Buttons anders aussehen – der Link im Text der E-Mail funktioniert in der Regel immer.

Praxisbeispiele

Klicke auf eine Überschrift, um die Schritte aufzuklappen.

Eigenen neuen Workflow von Grund auf

Öffne die Seite zum Anlegen eines Workflows (Formular mit Aufgabenliste).
Vergib einen aussagekräftigen Titel und optional eine Beschreibung; wähle die Priorität. Setze bei Bedarf eine Frist (Datum und Uhrzeit).
Füge Aufgaben hinzu: pro Zeile den Schritt-Typ (z. B. Zustimmung, Prüfung) und mindestens einen zugewiesenen Benutzer; bei Bedarf Erläuterung eintragen. Mit dem Button „Aufgabe hinzufügen“ oder mit „+“ weitere Schritte ergänzen.
Lade bei Bedarf Dateien hoch.
Trage CC ein, wenn jemand nur mitlesen soll (ohne Aufgaben zu bearbeiten).
Wenn du noch nicht starten willst: speicher als Entwurf und bearbeite später weiter.
Starte den Workflow. Die erste Aufgabe wird aktiv und Beteiligte sowie CC werden wie gewohnt per E-Mail informiert.

Eigene Vorlage erstellen

Öffne dieselbe Seite wie zum Anlegen eines Workflows – du nutzt dasselbe Formular.
Vergib einen Namen und eine Beschreibung für die Vorlage, wähle die Priorität und trage die Schritte mit Typ und Zuweisungen ein (wie bei einem normalen Workflow).
Ergänz bei Bedarf CC und Dateien – sie werden mit in der Vorlage vorgehalten.
Klicke auf „Als Vorlage speichern“ statt den Workflow zu starten. Es wird keine laufende Instanz gestartet; die Vorlage landet in deiner Vorlagenübersicht.
Von dort aus kannst du die Vorlage später bearbeiten, als Ausgangspunkt laden oder wie gewohnt starten.

Vorlage nutzen und abschließend finalisieren

Allgemeine bzw. Standard-Vorlagen sind regulär im Formular zum Aufbau eines Workflows verfügbar (Auswahlfeld und „Vorlage laden“). Die Vorlagenseite listet nur deine persönlichen Vorlagen, die du selbst als Vorlage gespeichert hast.
Wähl die passende Vorlage an der richtigen Stelle und lade bzw. öffne sie – im Formular füllen sich die vorgegebenen Schritte und die Beschreibung automatisch.
Prüf Titel, Beschreibung, alle Aufgaben, Benutzer und Anhänge. Passe alles an diesen konkreten Fall an (z. B. andere Personen, andere Erläuterungen).
Wenn du noch nicht starten willst: speicher als Entwurf und bearbeite später weiter.
Sobald alles stimmt: starte den Workflow final (aus dem Entwurf heraus oder direkt, je nachdem wie die Oberfläche bei dir geführt ist). Danach läuft der Vorgang wie ein normal neuer Workflow – inklusive Benachrichtigungen.

💡

Tipps

Prüf auf der Detailseite zuerst Priorität, CC und die Aufgabentabelle. Bei Unklarheiten nutze die Rückfrage statt zu raten. Das ℹ️-Symbol oben rechts erklärt alle Symbole auf einen Blick. Nach größeren Änderungen lade die Seite neu, falls etwas nicht aktualisiert wirkt.